Как правильно оформить авансовый отчет по авиабилетам
Авансовый отчет — финансовый документ, в котором подотчетное лицо отражает фактически произведенные расходы, которые впоследствии возмещаются организацией. Авиабилеты — одна из самых распространенных статей авансовых отчетов для сотрудников, отправляющихся в командировки или на рабочие поездки.
Заполнение авансового отчета по авиабилетам
При заполнении авансового отчета по авиабилетам необходимо соблюдать определенные правила, установленные законодательством и локальными нормативными актами организации.
Обязательные реквизиты авансового отчета
Авансовый отчет по авиабилетам должен содержать следующие обязательные реквизиты:
* Наименование и реквизиты организации;
* Дата утверждения авансового отчета;
* Дата составления авансового отчета;
* ФИО, должность и номер подразделения подотчетного лица;
* Номер и дата авансового требования;
* Сумма полученного аванса;
* Сумма фактически произведенных расходов;
* Сумма неизрасходованного аванса;
* Подпись и расшифровка подписи подотчетного лица;
* Подпись и расшифровка подписи руководителя подразделения;
* Подпись и расшифровка подписи главного бухгалтера;
* Печать организации (при наличии).
Приложение к авансовому отчету
К авансовому отчету прилагаются следующие документы:
* Кассовый чек или иной документ, подтверждающий факт покупки авиабилета;
* Посадочный талон, маршрутная квитанция или иной документ, подтверждающий факт перелета;
* Копия приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
Исправление ошибок в авансовом отчете
Исправления в авансовом отчете должны быть заверены подписью подотчетного лица и подписью руководителя подразделения. В случае необходимости исправить ошибку в кассовом чеке необходимо обратиться в организацию, выдавшую чек.
Сроки сдачи авансового отчета
Авансовый отчет по авиабилетам должен быть сдан в бухгалтерию организации в течение трех рабочих дней после возвращения подотчетного лица из командировки или рабочей поездки.
Возмещение денежных средств по авиабилетам
На основании авансового отчета и прилагаемых к нему документов бухгалтерия организации осуществляет возмещение подотчетному лицу фактически произведенных расходов на приобретение авиабилетов. Возмещение производится в кассе организации или путем перечисления денежных средств на банковский счет подотчетного лица.
Образец авансового отчета по авиабилетам
Скачать образец авансового отчета по авиабилетам (Word)
Скачать образец авансового отчета по авиабилетам (PDF)
Часто задаваемые вопросы
* Какие виды авиабилетов можно возместить по авансовому отчету?
Можно возместить стоимость авиабилетов, приобретенных за счет собственных средств подотчетного лица на регулярные и чартерные рейсы, а также на рейсы с пересадками.
* Можно ли возместить стоимость авиабилета, приобретенного по безналичному расчету?
Да, можно. Для этого необходимо предоставить бухгалтерии выписку из банка или иной документ, подтверждающий безналичную оплату авиабилета.
* Что делать, если сумма произведенных расходов меньше, чем полученный аванс?
В этом случае подотчетное лицо обязано вернуть неиспользованный остаток аванса в кассу организации или на расчетный счет организации.
* Что делать, если сумма произведенных расходов больше, чем полученный аванс?
В этом случае организация должна возместить подотчетному лицу сумму превышения фактических расходов над полученным авансом.
* Какой срок давности для предъявления авансового отчета?
Срок давности для предъявления авансового отчета по авиабилетам составляет 3 года со дня приобретения билета.
