## Как правильно заполнить авансовый отчет по авиабилетам: подробный гайд
Авансовый отчет — неотъемлемая часть расходов организаций, в том числе и на авиабилеты. Правильное его заполнение избавит бухгалтерию от дополнительных вопросов и ускорит обработку. Рассмотрим поэтапно, как заполняется авансовый отчет по авиабилетам, и предоставим образец для наглядности.
### Этап 1: Подготовительный
Первым шагом является сбор необходимых документов:
— Оригиналы авиабилетов (в электронном или бумажном виде).
— Квитанции об оплате авиабилетов.
— Справка из банка об остатке денежных средств на момент приобретения билетов (если оплата производилась банковской картой).
### Этап 2: Заполнение титульного листа
Титульный лист авансового отчета включает в себя следующую информацию:
— Номер отчета.
— Дата составления.
— Ф.И.О. подотчетного лица.
— Структурное подразделение.
— Период, за который отчитываются расходы.
— Сумма выданного аванса.
### Этап 3: Заполнение раздела «Расход»
В этом разделе отражаются фактически произведенные расходы по авиабилетам:
— **Дата приобретения билета**.
— **Номер билета**.
— **Маршрут полета**.
— **Сумма оплаты**.
— **Вид расхода**. Например, «Приобретение авиабилета».
— **Документ, подтверждающий расход**. Указывается номер и дата квитанции об оплате.
### Этап 4: Заполнение раздела «Возврат»
Если были произведены возвраты неиспользованных билетов, они отражаются в этом разделе:
— **Дата возврата билета**.
— **Номер билета**.
— **Маршрут полета**.
— **Сумма возврата**.
— **Документ, подтверждающий возврат**. Указывается номер и дата документа, подтверждающего возврат билета (например, справка от авиакомпании).
### Этап 5: Подсчет и проверка сумм
Просуммируйте все расходы и возвраты, указанные в соответствующих разделах авансового отчета. Если сумма фактических расходов превышает сумму выданного аванса, необходимо возместить разницу организации. Если сумма расходов меньше суммы аванса, остаток подлежит возврату подотчетным лицом.
### Образец авансового отчета по авиабилетам
«`
**АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ**
**Титульный лист**
№ отчета: 12
Дата составления: 20.02.2023
Подотчетное лицо: Иванов Иван Иванович
Структурное подразделение: Отдел маркетинга
Период: с 15.02.2023 по 19.02.2023
Сумма выданного аванса: 20 000 руб.
**Раздел «Расход»**
| Дата приобретения билета | Номер билета | Маршрут полета | Сумма оплаты | Вид расхода | Документ, подтверждающий расход |
|—|—|—|—|—|—|
| 15.02.2023 | 123456789 | Москва — Санкт-Петербург | 5 000 руб. | Приобретение авиабилета | Квитанция № 12345 от 15.02.2023 |
| 16.02.2023 | 987654321 | Санкт-Петербург — Москва | 6 000 руб. | Приобретение авиабилета | Квитанция № 67890 от 16.02.2023 |
**Раздел «Возврат»**
| Дата возврата билета | Номер билета | Маршрут полета | Сумма возврата | Документ, подтверждающий возврат |
|—|—|—|—|—|
| 19.02.2023 | 123456789 | Москва — Санкт-Петербург | 2 000 руб. | Справка № 123 от 19.02.2023 |
**Подсчет итоговых сумм**
Всего по разделу «Расход»: 11 000 руб.
Всего по разделу «Возврат»: 2 000 руб.
Фактически израсходовано: 9 000 руб.
Подлежит возмещению: 9 000 руб. (сумма фактически израсходованных средств превышает сумму выданного аванса)
**Подотчетное лицо:** Иванов И.И.
**Дата:** 20.02.2023
«`
### Рекомендации по заполнению
— Заполняйте авансовый отчет четко и разборчиво.
— Прилагайте все квитанции и документы, подтверждающие расходы и возвраты.
— Получите подпись руководителя структурного подразделения на титульном листе отчета.
— Сдавайте авансовый отчет с приложенными документами своевременно, чтобы ускорить его обработку.
Правильно и своевременно заполненный авансовый отчет позволит избежать лишних вопросов, ускорит его обработку бухгалтерией и обеспечит своевременное возмещение расходов или возврат излишне потраченных средств.
